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3 Opciones para Separar WhatsApp de la Vida Laboral

WhatsApp se ha convertido en la principal herramienta para comunicarnos con los amigos, familia, compañeros del trabajo, con proveedores y muchos más. Incluso formamos grupos para organizar desde pequeños eventos, hasta importantes proyectos; solo para tener comunicación con los miembros de la familia o la generación de la universidad.

Es un realidad que estamos viviendo una sobre dosis de mensajes a través de WhatsApp. En el mundo laboral y en temas de productividad, esta herramienta puede generar más problemas que soluciones. Estos son solo algunos de ellos:

1. Falta de separación de lo personal y lo profesional. La comunicación entre los equipos de trabajo en indispensable, pero al hacerlo por WhatsApp sin quererlo, estamos uniendo lo laboral en una herramienta que usamos para comunicarnos con familiares y amigos. Pareciera ser una ventaja ya que utilizamos un solo canal para todos, pero en la realidad no es así.

Una de las principales recomendaciones que los expertos hacen para la salud emocional de los equipos de alto desempeño, es la de practicar la capacidad de “desconectarse”, para bajar los niveles de estrés y disfrutar del tiempo con la familia. Al utilizar WhatsApp para cuestiones laborales complica en gran medida el poder “desconectarse”.

 

2. Exceso de Grupos. Algunos lo han llamado el “terror de los grupos”. Si revisamos nuestro chat podemos encontrar que somos miembros de varios grupos: el de amigos, el del equipo de soccer, el de los papás del colegio, el de los profesores, el de la familia, el de la familia política y más. A esto le añadimos los grupos del equipo de trabajo o de algún proyecto en el que estamos colaborando.

Con los grupos, WhatsApp parece reducir los esfuerzos y mejorar la comunicación, además de fomentar y fortalecer las relaciones entre varias personas a la vez.

La realidad es otra. Estamos tan llenos de grupos y con un gran variedad de personas, las que saludan en la mañana, las que piden oraciones, las que mandan memes ¿cuántos de estos grupos han perdido el objetivo para el que se formaron?

 

3. Desorden en los mensajes. Producto del exceso de grupos, se presenta el enorme reto de encontrar aquella foto, archivo o enlace, que fue enviado semanas atrás en alguno de tus grupos de trabajo. Primero encontrar el chat entre las interminables opciones, después dar con el archivo.

El tener en una sola herramienta tus relaciones laborales y personales dentro un solo lienzo con diferentes chats se presta a la confusión y a las equivocaciones al momento de mandar un mensaje. Con el riesgo de mandarle un emoji de beso a tu jefe, en lugar de a tu esposa o esposo.

 

4. Dificultad para dar prioridad y atención. ¡Seamos sinceros! ¿Cuántos mensajes importantes o urgentes se nos pierden en las notificaciones? Si tenemos la capacidad de alejarnos por un momento del móvil para concentrarnos en lo que estamos haciendo, puedes encontrar un gran número de notificaciones de WhatsApp al regresar. La mayoría de esos grupos que están compartiendo fotos y audios (en ocaciones, entre dos personas de un tema que tal vez solo importa a esas dos personas). Por supuesto, si existe algún mensaje urgente o prioritario para ti por ser de tu equipo de trabajo, lo más seguro es que se pierda o tardes en notar que está ahí.

Incluso, dentro del grupo de trabajo, WhatsApp no te permite identificar si es solo un saludo, una duda, una urgencia, o lo que sea. Por lo tanto, no puedes priorizar entre seguir haciendo lo estas haciendo o dejarlo para revisar y dar atención al mensaje.

 

3 Opciones para solucionar los problemas de WhatsApp

Existen otras herramientas de chat creadas pensando en la comunicación profesional y en los equipos de trabajo. Estás opciones presentan soluciones empresariales y son en verdad una ayuda para la productividad, pero sobre todo, para lograr la separación del WhatsApp de su uso personal y en el trabajo.

1. Slack.

Un servicio de chat que conocí gracias a mi buen amigo Héctor Sampieri. Un experto en comunicación y entrenador de comunicadores eficaces.

Las principales ventajas que presenta Slack es que puedes añadir miembros a través del correo electrónico, no es necesario dar tu número del móvil. Solo mandas la invitación y el usuario crea su cuenta para añadirse al chat. También, el usuario puede buscar el equipo de trabajo y pedir autorización para añadirse a él.

Te da la opción de crear canales (en lugar de grupos). Que puedes catalogar por temas o proyectos, e incluir a los miembros que tu elijas. A través de estos canales puedes dará prioridad a los mensajes. Por ejemplo: crear un canal que se llame #Urgente, en la notificación te aparecerá ese canal y sabrás que es una emergencia.

Además de poder cargar documentos, te da la opción de hacer la carga directamente desde Google Drive, Dropbox, Soundcloud y más.

Slack es un herramienta muy poderosa, que incluso en algunas empresas ha sustituido el uso del correo electrónico.

La versión gratuita es muy completa y según vayan creciendo tus necesidades y la de tu equipo de trabajo, tendrás que ir subiendo a versiones de paga.

2. Microsoft Teams.

Con una estructura similar a Slack pero de Microsoft y lo poderoso de las herramientas de Office 365.

Parecía que Microsoft se había quedado atrás en la popularidad de gadgets y apps, pero la realidad es que las opciones que ofrece esta compañía siempre estarán pensadas en soluciones para las empresas.

Si tu empresa trabaja con Office 365, Teams ya viene incluido completamente gratis. Por lo tanto no tendrás necesidad de buscar otras opciones.

Es más sencillo encontrar y agregar colaboradores a través del correo electrónico ya que utiliza la información de contacto de la cuenta profesional.

La integración con One Drive, One Note, Outlook y Calendario la hace aún más poderosa. Puedes convocar a reuniones desde Teams.

Una de las opciones que más me gusta es la opción de video-llamadas en grupo utilizando el servicio de Skype.

En los canales o grupos de trabajo puedes tener sub-grupos. Por ejemplo: Para un gran proyecto, tienes al equipo de finanzas, de operación, de atención al cliente, etc. Podrás mandar mensajes a los de ventas sin tener que distraer a los de operaciones.

Otras de las ventajas que ofrece es la configuración de las notificaciones. Puedes elegir los grupos que quieres te lleguen la notificaciones, si te mencionan, si te responden un mensaje, de canales que sigas, de actualizaciones de los grupos o si le dan “me gusta” a uno de tus publicaciones. Incluso, decidir si te llegan a tu móvil cuando estés usando la aplicación de escritorio o no.

 

3. Work Chat de Evernote.

Es el servicio de Chat que ofrece Evernote dentro de sus funciones. Una forma de comunicación entre todos aquellos que estén colaborando en algún proyecto o trabajando sobre alguna idea.

No es tan poderosa como las opciones anteriores, ya que no es el servicio principal que Evernote ofrece con su aplicación, pero puede sustituir el WhatsApp como el chat laboral.

Para aquellos que utilizan Evernote, es el canal perfecto para poder compartir notas y libretas, además de estar en comunicación con los equipos de trabajo.

La principal ventaja que ofrece, es que los usuarios de Evernote no tiene que salir de la aplicación para comunicarse o compartir los trabajos, con Work Chat pueden hacerlo y concentrar todos los comentarios y contenido de carácter laboral en un solo lugar.


Algunas Recomendaciones.

La herramienta por la que te decidas llevará el reto de romper con el hábito formado por la mayoría de nosotros de comunicarse por WhatsApp, así como la resistencia de cambiar y aprender a utilizar una nueva aplicación. Pero a pesar de eso, vale la pena realizar el esfuerzo de implementar un canal de comunicación oficial entre los equipos de trabajo.

Puedes dedicar tiempo dentro de una reunión o a través de un webinar, para mostrar los beneficios y capacitar al equipo de trabajo del uso y beneficios del servicio de chat que utilizarán.

Y por último, no olvides ser ordenado y respetar los objetivos establecidos para cada uno de los canales de comunicación.


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