Dos Tipos de Diálogos para Impulsar a los Equipos de Admisiones.

Una de las prácticas que no puede faltar en las campañas de inscripciones por parte de los Directores, es el acompañamiento a los responsables de la promoción y las admisiones del Centro Educativo.

La cercanía y el diálogo con ellos es indispensable para estar al tanto de lo que sucede como en cualquier otra área de la institución y para colaborar de forma directa con el logro de los objetivos de la captación de matrícula.

El diálogo trae consigo una serie de beneficios entre los líderes y sus equipos de trabajo. Michael Slind y Boris Groysberg, publican en Harvard Business Review los resultados de una investigación sobre la comunicación en diferentes empresas y organizaciones. Destacan:

  1. Que los líderes inteligentes se relacionan con los empleados de una manera que se asemeja más a una conversación ordinaria.
  2. En lugar de solo emitir órdenes, los líderes pueden retener o recuperar algunas de las cualidades que se identifican en el diálogo (compromiso, buenas prácticas, alineamiento estratégico).
  3. Fomentan normas culturales que inculcan una sensibilidad conversacional.
  4. Es persona a persona.
Existen muchas oportunidades para fomentar el diálogo con los equipos de forma natural y espontánea; pero sin duda, debemos contar con momentos debidamente establecidos y organizados para conversar con ellos. Click To Tweet

Para que el diálogo con las personas responsables de la promoción y la captación de alumnos sea eficiente, es necesario que se establezca de forma periódica, con orden y que se tengan claro los objetivos que se quieren conseguir.

Hay dos tipos de diálogos para impulsar a los equipos de admisiones: de Proyección y de Intervención.

1. Diálogo de Proyección.

Para ayudar a que nuestro equipo realmente crea que puede lograr un resultado necesita de dos cosas: visualizar el objetivo y generar compromiso. Estos son los dos objetivos del Diálogo de Proyección.

Possunt quia posse videntur (Pueden, porque creen que pueden). Click To Tweet

Proyectar es tomar en cuenta los elementos que tenemos a favor y en contra, el contexto, las herramientas y situarnos en el futuro describiendo una situación o estableciendo un resultado concreto. En el caso de la captación de matrícula, es visualizar el número de inscritos a generar en una fecha determinada.

En las campañas de inscripciones se tiene una meta final a la cual se debe llegar al inicio el ciclo escolar. Antes de eso, se tiene un periodo largo de tiempo en el que se pueden ir produciendo ciertos avances a través de las distintas acciones de promoción.

Si logramos que nuestro equipo proyecte el número de inscritos a generar en el corto plazo, estaremos ayudándole a hacer visible su objetivo, a analizar la situación, establecer una meta corta y por lo tanto más alcanzable. Solo así se podrá medir y determinar si se ha tenido éxito.

A los Directores les ayuda a tener una estimación para saber en dónde estarán situados en el futuro cercano.

Cuando se proyecta un resultado, no solo se hace visible, también se adquiere como compromiso por parte del equipo. Esto les ayuda a no tomarlo a la ligera, a ordenar su trabajo y dirigir esfuerzos para cumplir con la proyección acordada, en una palabra: Enfocarse.

Al principio puede ser difícil hacer que se comprometan a establecer una proyección, pero si se les da los elementos y la confianza para hacerlo, poco a poco se vuelve una práctica que va profesionalizando y aumentando el compromiso de los equipos para lograr resultados cortos y en pasos firmes.

Algunos ejemplos:

  • Si la campaña de inscritos inicia en octubre, no es lo mismo pensar en obtener 100 inscritos para el mes de agosto del año siguiente, que pensar y trabajar por obtener los primeros 5 inscritos en un mes.
  • Si tenemos un evento de promoción como una clase muestra o una sesión informativa, se debe proyectar un número estimado de interesados que se pueden generar.
  • Si tenemos una cierta cantidad de base de datos para invitar a presentar las pruebas de admisión, el equipo debe de proyectar la cantidad de aspirantes que espera agendar.

Algunas preguntas que pueden ayudar a guiar el diálogo de proyección:

  • Con lo que tienes hasta hoy ¿Cuántos esperas lograr?
  • ¿Para qué fecha crees que se puedan obtener?
  • ¿Cuál es el máximo y el mínimo que estimas?
  • ¿Cuántos te gustaría lograr?
  • ¿Cuántos necesitas generar?
  • ¿Cuál es tu meta en esta acción?

Algunas recomendaciones:

  • Destinar el espacio de forma periódica para tener el diálogo.
  • No se tienen que hacer todas las preguntas enlistadas, hay ocasiones que basta con una para ayudar a proyectar.
  • Establecer un periodo corto para ver los resultados. Aunque se pueda hablar de mediano y largo plazo, las proyecciones establecerlas en el futuro inmediato.
  • En las primeras ocasiones pueden presentarse los dos extremos de expectativas: altas o bajas, estableciendo proyecciones fuera de lo real. Hay que estar conscientes de esto y no dejar de hacerlo, con la práctica poco a poco se irán ajustando las expectativas y aumentando el compromiso.

2. Diálogo de Intervención.

El Diálogo de Proyección es muy importante y tiene los beneficios de visualizar el objetivo y generar el compromiso en el equipo, pero no incrementa el número de inscritos por sí solo.

Si buscamos un resultado mayor, el Diálogo de Proyección debe venir acompañado del Diálogo de Intervención; el cual consiste en identificar los retos que los equipos están teniendo para obtener el resultado y como jefe o Director, intervenir de forma directa para autorizar, resolver conflictos entre áreas o “desatorar” procesos.

La intervención del Director es indispensble para que los procesos puedan fluir adecuadamente y ofrecer distintas opciones para hacer que las cosas sucedan. Click To Tweet

Los equipos de promoción y admisiones enfrentan una gran serie de retos externos e internos. Es sorprenderte ver en ocasiones, que los retos internos son los que más llegan a frenar las inscripciones.

Desde la disponibilidad de las evaluaciones, cuestiones de presupuesto, solicitudes de becas y descuentos, dudas de procesos y entrega de resultados. Hasta situaciones más sencillas como: contar con una línea de teléfono exclusiva de admisiones para hacer llamadas, equipo portátil para continuar con su labor desde cualquier lugar, el cierre de caja por periodo vacacional y muchas otras situaciones que solo con el apoyo del Director del plantel se puede dar solución.

Parecen ser situaciones pequeñas, pero cuando se resuelven tienen un impacto positivo y directo en el resultado de inscritos a corto plazo.

Existen también retos externos donde el Director del plantel puede intervenir.

Algunos ejemplos:

  • La relación pública con escuelas proveedoras. En ocasiones es más fácil que le abran la puerta a un Director que a un responsable de promoción y admisiones.
  • Generación de convenios con otras instituciones y empresas.
  • Presencia en medios como líder y experto educativo, participando en foros como expositor en temas que quieran destacar y posicionar.
  • Relaciones con Gobierno.
  • Negociaciones con proveedores clave.

Algunas preguntas que pueden ayudar a guiar el diálogo de proyección:

  • Después de la proyección que se establece ¿Crees que se pudiera lograr un mayor número?
  • ¿Qué necesitarías para incrementar el resultado?
  • ¿Qué está impidiendo que el resultado se logre?
  • ¿Cómo crees que se pueda dar ese resultado?
  • ¿Cuáles son los peligros que pueden impedir el resultado?
  • ¿De qué área necesitas más apoyo?
  • ¿Si (condicionante) entonces se puede (resultado)? Ejemplo: ¿Sí se autoriza este descuento, entonces se pueden generar 5 inscritos más?

Algunas recomendaciones:

  • Acompañar en el mismo espacio la proyección y el diálogo de intervención.
  • Identificar cuáles son las intervenciones que se puedan hacer desde ese momento (suelen ser autorizaciones).
  • Enfocar el esfuerzo en aquellas situaciones que nos darán un mayor resultado.
  • Involucrar a líderes de otros equipos para ofrecer opciones que puedan cumplir con los protocolos y procesos existentes, sin sacrificar el resultado.
  • Identificar si ciertos retos son reiterativos y analizar la necesidad de un ajuste momentáneo o permanente.

Algunos equipos pueden experimentar desconfianza para compartir todos los retos que tienen, más si tienen que ver con omisiones de otras áreas o compañeros. Se debe trabajar para generar un ambiente de confianza que permita descubrir las situaciones que necesitan intervención. Las reacciones y la forma de enfrentar estos retos por parte del Director es la clave para incrementar esa confianza.

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