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Evernote para el Éxito del Trabajo a Distancia

Según un estudio, el trabajo con equipos a distancia se vuelve más popular, incrementando un 28% en los últimos años.

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Está tendencia ha tenido un apoyo con la participación de nuevas plataformas de comunicación y colaboración. Para los líderes o empresas, el trabajo a distancia ofrece varios beneficios como: un rango más amplio para la atracción de talentos, reducción costos en oficina, entre otros.

No todos los esfuerzos por lograr el éxito del trabajo a distancia logran los resultados esperados. Existen retos que enfrentan los líderes de los equipos a distancia, los cuales pueden ser superados gracias a Evernote.

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Confianza, Comunicación y Compromiso, son los principales retos a los que el líder de un equipo a distancia se enfrenta. A pesar de las herramientas de comunicación que existen, no se puede asegurar el éxito de este tipo de equipos sin tener claro lo que se debe cubrir.

No todas las herramientas son iguales y no todas ofrecen el flujo necesario para alcanza los niveles de productividad necesarios.

En mi experiencia, he encontrado en Evernote la solución para afrontar estos retos, al igual que muchos profesionales que han personalizado su trabajo a distancia y alcanzado el éxito.

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Tanto en los colaboradores a distancia como en los que están presentes, el conocimiento de las funciones y los objetivos del puesto deben estar claros.

Con Evernote se crean libretas compartidas con las funciones de cada miembro del equipo, los resultados que se están esperando, tiempos, manuales, flujos de trabajo. Una especie de fuente de consultas o si lo llamamos como se le conoce ahora: una especie de Wiki.

La versión de Evernote Business permite al Administrador de la cuenta ver información sobre el trabajo y las consultas que cada usuario hace de las carpetas, teniendo un seguimiento muy puntual de las actividades realizadas.

Ésta información es de mucha ayuda, ya que se detecta a los miembros más activos en las libretas a los que se les puede pedir apoyo para motivar a los que no son tan activos. Además de generar otro tipo de estrategias para impulsar el conocimiento de la Misión, Propósito, Expectativas y Actividades Diarias.

Puedes tener la confianza de que los colaboradores tienen acceso en todo momento a las descripciones de los puestos, no solo a los que les corresponden, si no también a los de sus compañeros, conocer que apoyo pueden solicitar y a quién.

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El sistema más común de comunicación en un equipo es el correo electrónico. Éste sigue funcionando y no creo que vaya a cambiar durante un muy buen tiempo.

Hay que tomar en cuenta que la mayoría de nosotros tenemos más de una cuenta de correo electrónico y que son pocas las personas que logran dominar esta herramienta con una buena administración.

Son muchas las anécdotas de comunicados, mensajes, peticiones, etc. que se pierden entre el mundo interminable del correo electrónico. Por eso, además de esta herramienta, se recomienda tener una sistema de comunicación que asegure que todos tienen el contenido actualizado, que puedan consultarlo desde cualquier lugar y en cualquier momento, que sea fácil de compartir; incluso puedan editarlo y añadir información relevante para el equipo.

Algunas de las ventajas que ofrece Evernote como un sistema interno de comunicación son:

  • Actualización en tiempo real.
  • Sistema de organización estandarizado (lo pone la empresa o el líder del equipo)
  • Seguimiento a la actividad de tu equipo.
  • Guarda los correos electrónicos relevantes.
  • Workchat, el chat interno entre miembros del equipo.
  • Funciona en iOS, Android, Windows y Web.
  • Consulta en PC, portátiles y dispositivos móviles.
  • Consulta de libretas sin conexión a internet.
  • Complementos con otras Apps y herramientas de comunicación.

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Considero que este reto es el más grande al momento del trabajo a distancia, incluso por arriba de la Comunicación.

Tenemos herramientas que nos permiten estar en contacto con muchas personas. Por eso el verdadero reto está en que nuestros colaboradores a distancia generen un compromiso con el equipo, la misión, el resultado, con su líder.

El no tener de manera cotidiana encuentros físicos puede hacer más difícil que los colaboradores conozcan los procesos, resultados, cambios y que estén presentes en los momentos de generar propuestas o nuevas ideas.

Una de las actividades que generan mayor compromiso de nuestros colaboradores es el que se sientan parte de las desiciones que se toman, que sientan que sus ideas son reconocidas y puestas en acción por le líder del equipo.

Evernote te permite crear proyectos colaborativos donde cada miembro participa activamente con sus ideas y aporta su talento sin necesidad de estar presente fisicamente.

Con la función de Contexto que Evernote ofrece, los colaboradores recibirán sugerencias de notas de otros colaboradores relacionado con el contenido que están desarrollando. Así, incluso aunque no se trabaje en el mismo proyecto, todos los miembros del equipo tienen la oportunidad de que sus ideas sean utilizadas y reconocidas.

Te invito a conocer más sobre Evernote y te ofrezco mi apoyo para implementar esta poderosa herramienta.

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