3 indicadores para evaluar el trabajo del equipo de admisiones

¿El número de inscritos debe ser el único indicador para medir a los equipos de admisiones? La primera respuesta pareciera ser un “sí” rotundo, pero a lo largo de mi experiencia apoyando a las escuelas en la captación de matrícula, lo pondría en cierta duda.

Es verdad que el principal objetivo de un equipo de admisiones es inscribir alumnos, para eso se les contrata, se les capacita, se les brindan las herramientas y recursos, para eso se hace una planeación. Si un equipo no está cumpliendo las expectativas, es decir, no inscribe alumnos; no está cumpliendo con sus objetivos.

Sin embargo, a lo largo de una campaña de admisiones pueden existir elementos que nos permitan hacer una mejor evaluación no solo para ver si “cumplió” o “no cumplió”, si no también para detectar aquellos aspectos que se deben ajustar, incluso antes de que termine la campaña, dándonos el tiempo suficiente para corregir el camino y lograr la meta.

En tiempos donde los elementos externos (como el COVID) afectan los resultados, el tener un panorama más integral del desempeño de los equipos de admisiones puede ser de gran ayuda para realmente aprovechar los talentos.

¿Cuáles son esos elementos para evaluar a un equipo de admisiones?

1. El avance de metas a corto plazo.

Como lo mencioné anteriormente el número de inscritos es el principal indicador, es la razón de ser del equipo, pero para hacer una correcta medición de este indicador es necesario segmentarlo en metas cortas, cada una con su tiempo para revisarlas y no esperarse al final de una campaña para ver si se llegó a la meta total de inscritos.

Cual sea la meta, 20, 30 o hasta más de 100 inscripciones, seccionar el avance a lo largo de una campaña permitirá que no se vea lejano e inalcanzable el objetivo.

Un equipo puede haber tenido un arranque muy bueno generando 10 inscritos en un solo mes, pero si su meta es de 100, en la cabeza de los involucrados aún faltarán 90 para llegar. Y aunque el siguiente mes logren inscribir 10 más, les faltarán 80.

Este equipo habrá tenido un avance en solo dos meses de 20 inscritos al arranque de la campaña, una hazaña increíble y que muy pocos logran, pero al ser 100 alumnos la única meta en su cabeza, este gran logro pasa desapercibido y el camino por recorrer aún se ve largo y pesado.

Cuando se secciona una meta final en varias a cumplir en corto plazo el enfoque cambia y esos pequeños pasos van motivando a los miembros del equipo.

Existen otros indicadores que podemos medir en metas cortas y que son los pasos previos para lograr inscripciones. Por ejemplo: cantidad de llamadas efectivas, citas logradas, prospectos nuevos y compromisos generados. No se pueden tener inscritos si no se tiene todo esto de forma previa. Por eso, es importante tener metas cortas de estos elementos.

2. La ejecución del plan de captación.

Este es otro indicador que aporta un panorama más amplio para la evaluación de los equipos de admisiones.

Si no se cuenta con un plan, los resultados se dejan a la suerte y a las condiciones del mercado, condiciones que no son controlables y por muy pequeñas que sean, causan un impacto importante en el rendimiento de los equipos.

Un ejemplo sencillo es lo que estamos viviendo con el COVID. Las instituciones educativas tienen más de un año tratando de salir adelante (no solo en temas de promoción), en medio de un cambio constante de situaciones, restricciones y presiones por parte de los alumnos, padres de familia y del gobierno. Si no se cuenta con una planeación que tome en cuenta estos retos, el fracaso es casi inevitable.

Un plan tiene objetivos, una serie de acciones, con fecha determinada, con responsables e involucrados y además con asignación de recursos.

Me he encontrado con una gran variedad de situaciones: desde que no tienen un plan o el plan que tienen es uno que vienen repitiendo por más de 5 años. También es algo común encontrar planes bien elaborados, con buenas ideas, pero que no tienen asignados los recursos suficientes.

Piensen en este momento ¿la meta de alumnado ha crecido con el tiempo? ¿el presupuesto asignado también ha crecido? Se sorprenderían cuantas escuelas cada año aumentan la meta de alumnos y disminuyen el recurso a invertir para lograr esa meta.

Para evaluar a los equipos es importante revisar que estén cubiertos correctamente estos puntos antes de arrancar la campaña de inscritos. Si alguno no está, habrá que tomarlo en cuenta al momento de juzgar el rendimiento.

3. La comunicación con el director y otras áreas.

El trabajo de promoción es un trabajo en equipo, tiene un responsable principal, pero al ser parte de todo un proceso que va pasando por distintas áreas del centro educativo, la buena interacción entre departamentos y las personas es indispensable para el logro de los objetivos.

El equipo de admisiones debe tener los canales adecuados para comunicarse con las áreas que son indispensables para lograr un inscrito. Dependiendo del proceso que se tenga, pueden ser: el área académica, el área de servicios escolares, la administración y por supuesto la dirección del plantel.

Toda evaluación debería tomar en cuenta este elemento, hacer preguntas como: ¿la comunicación es buena? ¿existe disponibilidad para ayudar? ¿se ve como un trabajo en equipo? ¿existe la confianza para solicitar apoyo? ¿todos están al pendiente de los resultados?

La persona de promoción debería ser capaz de acercarse y levantar la mano para solicitar ayuda, para proponer ajustes en el proceso que puedan impactar de forma positiva en las admisiones y tener una confianza con el director para poder expresar los retos y el apoyo que necesita.

Además, un equipo de promoción debe tener la capacidad de mostrar los avances que lleva, compartir el plan que han preparado y las acciones de la semana. Por le regular en nuestra cultura no estamos acostumbrados a presentar informes de resultados, pero en la captación de alumnos es un elemento importante que deben realizar las personas encargadas de estos departamentos.


Podemos integrar otro tipo de indicadores para evaluar a los equipos de admisiones, pero creo que estos tres serían la base que permitirían a cualquiera institución tener un panorama más amplio y hacer mejoras para lograr el resultado deseado.

Los invito a compartir: ¿hay algún otro indicador que agregarían? Me pueden escribir en Twitter.