5 Consejos para Trabajar Objetivos de Alumnado en Pandemia.

Las Instituciones Educativas han iniciado el ciclo escolar y todas enfrentan la difícil tarea de superar los efectos de la Pandemia en la matrícula y visualizar su comportamiento dentro de un futuro incierto.

Hace un año proponía: 5 Preguntas para Plantear Objetivos de Crecimiento de Alumnado, con una serie de ideas para orientar a las escuelas en el proceso de establecer metas de captación y retención de alumnado que las llevaran a un crecimiento razonado y sin poner en riesgo la operación del centro.

Estas ideas siguen vigentes, pero a través de esta publicación, quisiera proponer algunos consejos para trabajarlos tomando en cuenta la crisis actual.

1. Proyectar a corto, mediano y largo plazo.

Si en estos momentos no se ha realizado una proyección de alumnado, ya sea por falta de tiempo, interés o por no creer que sea necesario, me permito decirte que es una de las acciones indispensables que un Centro Educativo debe hacer.

Son cuatro tiempos en los que recomiendo proyectar:

  1. Para el arranque del inicio escolar (entre agosto y septiembre).
  2. El cierre del año (diciembre).
  3. Para antes del paro de labores por la Semana Santa.
  4. Para el arranque del siguiente ciclo escolar.

Incluso sería muy bueno proyectar el alumnado para los siguientes dos y cinco años. En este mensaje de Gustavo Entrala, un asesor comercial de marcas a nivel internacional, se expresa algo que muchos de nosotros no hemos querido aceptar (tal vez porque no queremos que así sea): debemos dejar de pensar que esto se “compondrá” en el corto plazo.

No dudo que, conforme pase el tiempo, haya mejoras y avances importantes que nos permitan tener mayor actividad; pero definitivamente esto será muy lento y los efectos de la Pandemia tendrán un horizonte como el que marca en su mensaje de Twitter.

2. Objetivos muy concretos.

No se trata de dejarlo solo en “tener más alumnos”, hay que especificar lo más que se pueda y de forma estratégica.

Tal vez es momento de buscar fortalecer el alumnado en alguna sección o grado en especial. ¿La razón? Porque esto puede representar una fortaleza al mediano y largo plazo. Click To Tweet

Se podría pensar en agregar inscritos en algunos salones en específico, buscando mejorar el rendimiento económico de ese grado para abrir posibilidades de generar mayor inversión en áreas de la institución que lo necesitan.

Habría que voltear a ver la retención del alumnado y muy probablemente encontremos oportunidades en las que, disminuyendo el número bajas, no sea necesario incrementar tanto nuestros objetivos de nuevas inscripciones.

En resumen, podríamos tener objetivos muy concretos, por ejemplo:

“Mejorar el rendimiento económico de primero de secundaria ingresando 3 nuevos inscritos y mejorando la retención de primaria a secundaria del 90% al 93%”.

Si la suma de los objetivos concretos nos da un crecimiento en el alumnado total de la escuela ¡qué bueno! Si no, toma en cuenta que:

Tal vez el crecimiento de la matrícula total no se logre en el corto plazo, pero, por los objetivos concretos y estratégicos, el crecimiento se logre en un futuro. Click To Tweet

Las proyecciones de alumnado cobran mayor importancia.

Podemos tener la tentación de evaluar el éxito de una campaña de captación solo por un indicador: “el aumento general de la matrícula” y no está del todo mal, pero ante los retos de la Pandemia, tendríamos que evaluar el cumplimiento de los objetivos específicos de acuerdo a su prioridad.

En cada institución será diferente incluso en las formas, pero creo que existirá un objetivo en común:

Ser eficientes en la operación y recuperar en lo económico para seguir ofreciendo un servicio de calidad. Click To Tweet

3. Compartir los objetivos con el equipo.

Esto permitirá distribuir las responsabilidades, no solo entre el equipo de admisiones, también entre las demás áreas de la escuela. Es una oportunidad para motivar y dar dirección.

Cuando los equipos de trabajo no conocen los objetivos que se persiguen, es muy difícil lograr su participación y apoyo. Click To Tweet

Al tener una planeación con objetivos concretos a cumplirse durante ciertos espacios de tiempo y estos no son conocidos por los integrantes del equipo, se puede crear una sensación de “invisibilidad” del trabajo realizado y de los resultado positivos que se van consiguiendo.

Recuerdo en una ocasión, dónde una maestra me decía que la promoción del Colegio iba muy mal porque su grupo de primaria cada año era más pequeño y que deberíamos hacer más esfuerzos por atraer nuevos niños a ese grado.

Le expliqué que el objetivo que habíamos planteado, era el de impulsar la captación de nuevo ingreso a preescolar porque en una investigación que habíamos realizado, arrojaba que en la zona todos preescolares contaban con la opción de continuar en el grado de primaria, por lo tanto, el potencial de nuevos ingresos era muy pequeño. Le añadimos que el presupuesto para captación estaba muy ajustado y por eso, la apuesta estaba en dirigir nuestros esfuerzos en: mejorar la retención de preescolar a primaria, eso nos permitiría ver una mejora al corto plazo y mejorar la captación a preescolar, que nos permitiría ver la mejora en primaria al mediano plazo.

He tenido experiencias muy positivas cuando los equipos conocen los objetivos, proponen ideas muy buenas, el apoyo aumenta y las críticas disminuyen, además, se logra crear verdaderos ambientes de colaboración y responsabilidad.

4. Monitoreo constante.

En situaciones normales, el Director de una Institución Educativa pudiera revisar de forma periódica su número de alumnos entre espacios de tiempo largos (mensual y hasta trimestralmente). Ante la crisis, el monitoreo constante del comportamiento de la matrícula deberá hacerse entre periodos más cortos (semanal y quincenal).

Los efectos de la Pandemia no se terminan con la apertura de los espacios de trabajo, lugares de entretenimiento, plazas públicas y escuelas. Existirá un efecto económico que puede llegar a complicar la permanencia de nuestros alumnos durante el ciclo escolar, pero también, existirán familias que buscarán regresar al centro si su situación se los permite, por lo que el número de alumnos podrá estarse moviendo de forma constante.

Por esta razón, el tener actualizado el número del alumnado semanal o quincenalmente, nos dará una sensibilidad para visualizar una mejora que nos proporcione confianza o un posible escenario que empeora y que nos permitirá tomar medidas con suficiente tiempo.

5. Prevención y flexibilidad.

Conforme se acercaba el inicio de clases, muchas instituciones fueron modificando el objetivo deseable de matrícula para el arranque. De: llegar a los objetivos planteados de crecimiento; se fueron ajustando a: objetivos de decrecer lo menos posible, hasta niveles de llegar a un alumnado mínimo que permitiera a la escuela seguir operando.

Prever escenarios negativos te permitirá contar con un plan de acción, una guía de pasos a realizar en medio de lo peor de la crisis.

Es muy complicado tomar buenas decisiones cuando estamos en medio de la tormenta, por eso, si desde el principio contamos con el Plan B, será más sencillo actuar. Click To Tweet

Así como la flexibilidad debe aplicarse en las acciones de promoción y retención, el alcance de objetivos también debe hacerlo.

Es muy importante aclarar que flexibilidad en los objetivos no precisamente es hacerlos más pequeños o pesimistas, tal vez la situación requiera de una flexibilidad por parte de la escuela para ir por objetivos más ambiciosos. De eso se trata la flexibilidad, no solo para moverse en un entorno pesimista, también en uno optimista.


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