Organización de agenda para el equipo de admisiones

En la gran mayoría de los equipos de admisiones y promoción existe talento y disposición para aprender y trabajar por el crecimiento del alumnado. Se hacen planes, se asignan presupuesto, las actividades se ponen en calendario y la motivación parece estar a tope, pero es de sorprenderse cuando los resultados no se logran por la falta de un manejo eficiente del tiempo.

No importa si los equipos de admisiones son de una o de varias personas, el agobio y la falta de eficiencia se presenta si no hay una correcta organización de las actividades del día.

Me encontré con el caso de una institución educativa que acababa de cambiar a su responsable de promoción y había contratado a un nuevo integrante. Profesionalmente parecía no tener el perfil, pero contaba con un impulso interesante que podría sacar adelante las inscripciones después de varias campañas con malos resultados.

Como es de costumbre, en estos puestos te vas capacitando mientras vas operando. Aparte de lo que corresponde a lo institucional, están las herramientas, procesos, sistemas y muchas cuestiones que un nuevo integrante debe ir aprendiendo a la par de estar realizando las funciones de captación.

Llegó el momento en el que parecía perderse y el estrés era mayor, corríamos el riesgo de desaprovechar un talento por una aparente sobrecarga de trabajo.

Sorprendentemente la situación mejoró mucho ayudándole a organizar sus semanas y sus días. Parecía una situación sencilla y de sentido común, pero a la cual no se le prestaba la atención suficiente.

No me considero un experto en el manejo eficiente del tiempo, pero sí en la organización del trabajo de promoción. Agrupamos las actividades de la semana en 8 categorías y las distribuimos a lo largo de los días según prioridades y necesidades.

La agenda quedo parecida a este esquema:

1. Prospección.

Sin prospectos no hay inscritos, por lo tanto es una actividad esencial y prioritaria en los equipos de promoción. Aquí se agrupan las llamadas a escuelas proveedoras, las visitas, la organización de desayunos, clases muestra y todo aquello que ayude a generar datos de posibles candidatos. Se asignaron cuatro horas a la semana, pero dependiendo de las fechas la prospección puede ocupar un mayor tiempo.

En los primeros meses de una campaña la prospección debe ser más intensa, para el verano puede venir a la baja dejando la prospección a través de medios de comunicación digitales o tradicionales.

Se propone que sea en los primeros días de la semana para trabajar el resto con la base de datos que se obtenga, no obstante, las acciones de prospección directa como visitas a escuelas, desayunos, clases muestra, entre otras; pueden variar de días.

El objetivo es que se tenga asignado el tiempo adeucado en la semana para todas las labores de generación de base de datos.

2. Seguimiento.

Todo lo correspondiente a la labor de convencimiento a los prospectos ya generados. Aquí se agrupan, telemarketing, mailing, citas, aplicación de exámenes o entrevistas, entrega de resultados, cierre de ventas.

No es sencillo definir que tiene más importancia, si la prospección o el seguimiento. Sin prospectos no hay a quién hablarles para la labor de venta, pero sin el seguimiento podemos tener una cantidad de buenos candidatos motivados sin la atención oportuna que pueda llevarlos a la inscripción.

Se propone asignar dos horas diarias para estas acciones de lunes a viernes. Según el mercado, los grados o programas, las horas asignadas pueden variar. Se tendrá que definir el espacio de tiempo en la que la mayoría de los prospectos podrían atender la llamada o tener las citas. En este caso se asignó de 12:00 pm a 2:00 pm.

La labor de convencimiento (o seguimiento) es una de las más complicadas y requiere de una gran flexibilidad porque se le da preferencia a la disponibilidad del prospecto.

Dependiendo de la etapa del proceso de admisión (funnel de venta) podrá variar el tiempo a dedicarle. No es el mismo tiempo de atención a alguien que apenas se le está dando informes a alguien que se le va a hacer la cita para una entrevista o para presentar el examen de admisión.

3. Registro.

Ingresar al sistema oficial de seguimiento los avances del día. Desde un archivo en Excel hasta un CRM profesional, el registro es parte fundamental del cierre de las actividades, muchos de nuestros logros o avances no son visibles porqué no los registramos.

Un Director preocupado y enfocado en la captación de matrícula revisará de forma periódica el avance de la campaña. Por esta razón los equipos de admisiones deben designar un espacio de tiempo en el día para el registro de los avances que tuvieron.

Uno de los momentos que causa mayor estrés en los equipos de admisiones es cuando se les solicita que tengan actualizado sus registros por lo que se hará un corte para revisar los avances de la campaña. Si es un equipo preocupado por el registro de forma constante, no habrá mayor problema; solo sería cuestión de agregar y modificar algunos datos. Pero si no es un equipo preocupado por el registro, tendrá un reto enorme al querer registrar todo su trabajo en unas cuantas horas.

El correcto registro de los avances en el proceso de captación ayudará a mantener un orden que dará estabilidad en los momentos más complicados, se podrán analizar comportamientos e información que orienten los esfuerzos de la campaña y mostrará los avances reales. Son muchas las ocaciones en las que no se ven avances en la campaña solo por qué no se han registrado.

4. Análisis y proyección.

Este es el espacio en la agenda de la semana dedicado a hacer un alto en las actividades, revisar los avances y atrevernos a pronosticar un resultado en el corto plazo, es decir: proyectar. Debe ser parte de la labor constante de los equipos de admisiones.

Aquí, el registro adquiere mayor importancia ya que es necesario para el análisis y las proyecciones.

¿Qué se debe proyectar? Número de inscritos, cantidad de prospectos a generar, la cantidad de llamadas a concretar, los exámenes a presentar, las citas que lograr. Se trata de establecer objetivos semanales y reales con base en el trabajo que se ha realizado y en el que se planea hacer.

5. Acuerdos.

El momento de la semana de encuentro y diálogo con el Director del centro educativo. En este esquema se propuso una vez a la semana, la situación era de un nuevo responsable de las admisiones y por eso vimos necesario para un acompañamiento adecuado, que no podía ser menos de una vez a la semana. También pudiera ser la periodicidad adecuada para muchas instituciones que tienen como prioridad la captación de matrícula.

Se bede dedicar un tiempo para mostrar el trabajao realizado, las proyecciones y lograr la intervención con áreas o procesos que se requieran. Existen retos que con la ayuda del Director del planten podrán superarse más rápido y con mejores resultados.

6. Capacitación y formación.

No es necesario ser nuevo en el equipo de admisiones para asignar un espacio de tiempo para estos temas. Constantemente debemos estar incrementando nuestros conocimientos y habilidades.

En este espacio de tiempo se puede aprovechar para los estudios formales, webinars para incrementar alguna habilidad, por ejemplo: cierre de ventas, tutoriales en YouTube de una nueva herramienta o de Excel para mejorar el análisis y presentación de los avances de la campaña. Es una actividad en la agenda que recomiendo constantemente.

Si queremos logar un resultado positivo en la captación de matrícula de forma constante, será necesario dedicar tiempo a la capacitación y formación de los equipos.

7. Imprevistos.

El espacio en la agenda dedicado a atender todo aquello que no estaba planeado en el día.

La gran mayoría de los equipos de admisiones, por su naturaleza y por la personalidad de sus integrantes, suelen participar activamente en actividades de otras áreas de la institución y en la organización de eventos.

La vida de un centro escolar suele ser muy activa, por eso es una buena práctica asignar cada día un espacio de tiempo para atender todo aquello que no este considerado en los seis puntos anteriores.

Este espacio es flexible y se puede utilizar para reponer las actividades que se completaron por urgencia o necesidad, para realizar las tareas relacionadas con el apoyo a otras áreas, citas que no se pudieron lograr y pendientes.

8. Tareas recurrentes.

Aquí agrupo aquellas actividades que durante el día y la semana se presenta de forma constante, como la atención a los correos electrónicos y a los mensajes en las diferentes plataformas digitales.

Por lo regular los equipos de admisiones cuentan con más de una cuenta de correo que atender, la personal y aquellas que se usan como el correo oficial del área (admisiones, atención o comunicación).

También se debe asignar tiempo para atender los mensajes que llegan a los diferentes canales como WhatsApp, Facebook, Instagram y en el sitio web.

La parte que corresponde a la gestión de redes sociales también puede estar en este espacio de tiempo o de acuerdo a la estrategia, puede asignarse durante otro momento en el día destinado exclusivamente para la publicación y atención de estos canales.

También incluye el tiempo de comida o de descanso.


Cualquiera que sea al situación de los equipos de admisiones, es de mucha ayuda contar con una planeación semanal, la cual puede variar durante los meses del año y de acuerdo a los diferentes momentos de las campaña de admisiones. Click To Tweet

La intención de este esquema es que el equipo tengan identificadas las acciones que no pueden faltar en su agenda ya que influyen de forma directa en el resultado de las inscripciones, dan orden al trabajo y a la vida personal.